Personvernerklæring for Datatjenesten AS

Datatjenesten AS («Datatjenesten», «vi», «oss») er opptatt av å beskytte personvernet til våre kunder, leverandører, samarbeidspartnere og besøkende på våre nettsider.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi samler inn, bruker, lagrer og beskytter personopplysninger i samsvar med personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Erklæringen gjelder når du:

• besøker våre nettsider
• kontakter oss per telefon, e-post eller skjema
• blir kunde av Datatjenesten
• mottar markedsføring fra oss
• benytter tjenester levert av Datatjenesten
• deltar på arrangementer, webinarer eller kurs arrangert av oss

Datatjenesten AS

Knivsøveien 16

1788 Halden

Organisasjonsnummer: 951 689 637

E-post: post@datatjenesten.no

Telefon: 69 17 96 00

Datatjenesten AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i henhold til denne erklæringen.

Avhengig av vårt kundeforhold eller kontakt med deg kan vi behandle:

Kontaktopplysninger

• Navn
• Firmanavn
• Stilling
• Adresse
• Telefonnummer
• E-postadresse

Kunde- og avtaleopplysninger

• Kundehistorikk
• Avtaler
• Bestillinger
• Faktura- og betalingsinformasjon
• Supporthenvendelser

Teknisk informasjon

• IP-adresse
• Enhetsinformasjon
• Nettleser- og operativsysteminformasjon
• Bruksmønster på våre nettsider
• Logger knyttet til support og drift

Markedsføringsopplysninger

• Samtykker
• Reservasjoner mot markedsføring
• Åpnings- og klikkdata fra utsendelser

Opplysningene samles normalt inn direkte fra deg eller fra din arbeidsgiver i forbindelse med etablering og administrasjon av kundeforhold.

4.1 Levering av produkter og tjenester

Vi behandler personopplysninger for å:

• levere avtalte produkter og tjenester
• administrere kunderelasjoner
• yte support og konsulentbistand
• håndtere garantier, reklamasjoner og service
• kommunisere med kunder og kontaktpersoner

Behandlingsgrunnlag: GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (oppfyllelse av avtale).

4.2 Oppfyllelse av juridiske forpliktelser

Vi behandler opplysninger for å:

• oppfylle bokførings- og regnskapskrav
• dokumentere avtaler og leveranser
• ivareta krav etter gjeldende lovverk

Behandlingsgrunnlag: GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

4.3 Markedsføring

Vi kan sende informasjon om:

• produkter og tjenester
• nyheter og faglig innhold
• seminarer og arrangementer
• kampanjer og tilbud

Dette skjer enten på grunnlag av samtykke, eller innenfor rammen av eksisterende kundeforhold der lovverket tillater det.

Behandlingsgrunnlag:

• GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke)
• GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse)
• Markedsføringsloven

Du kan når som helst reservere deg mot markedsføring.

4.4 Informasjonssikkerhet

Som leverandør av IT-tjenester behandler Datatjenesten enkelte personopplysninger for å:

• beskytte våre systemer
• avdekke sikkerhetshendelser
• forebygge misbruk
• administrere tilgangsstyring

Behandlingsgrunnlag: GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse).

Datatjenesten har etablert interne retningslinjer for behandling av personopplysninger og informasjonssikkerhet.

For mange av våre tjenester fungerer Datatjenesten som databehandler på vegne av våre kunder.

Dette gjelder blant annet tjenester knyttet til:

• Microsoft 365
• SkyFundament
• ERP-systemer
• CRM-løsninger
• telefoni- og kommunikasjonstjenester
• server- og skyløsninger
• sikkerhetstjenester
• backup og overvåking

I slike tilfeller behandles personopplysninger kun etter dokumenterte instrukser fra kunden og i henhold til inngått databehandleravtale.

Vi deler kun personopplysninger når det er nødvendig for å levere tjenester eller når vi er rettslig forpliktet.

Opplysninger kan deles med:

• IT-leverandører og driftspartnere
• Microsoft og andre programvareleverandører
• teleoperatører
• regnskaps- og revisjonspartnere
• offentlige myndigheter ved lovpålagt plikt

Alle databehandlere er underlagt databehandleravtaler der dette er påkrevd.

Dersom personopplysninger behandles utenfor EU/EØS, sørger Datatjenesten for at det foreligger gyldig overføringsgrunnlag i samsvar med GDPR.

Dette kan eksempelvis være:

• EU-kommisjonens standard kontraktsklausuler (SCC)
• Adekvansbeslutninger fra EU-kommisjonen
• Andre lovlige overføringsmekanismer

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet med behandlingen eller så lenge lovpålagte krav tilsier det.

Eksempler:

• Regnskapsmateriale lagres i henhold til bokføringsregelverket.
• Kundeopplysninger lagres så lenge kundeforholdet består og deretter så lenge det er nødvendig for dokumentasjon eller oppfølging.
• Markedsføringssamtykker lagres så lenge samtykket er aktivt.

Når opplysningene ikke lenger er nødvendige, slettes eller anonymiseres de.

Datatjenesten arbeider systematisk med informasjonssikkerhet og personvern.

Vi benytter organisatoriske og tekniske tiltak som blant annet omfatter:

• tilgangsstyring
• flerfaktorautentisering (MFA)
• sikkerhetskopiering
• logging og overvåking
• kryptert kommunikasjon
• opplæring av ansatte

Sikkerhetsarbeidet bygger på anerkjente bransjeprinsipper og interne sikkerhetsrutiner.

Datatjenesten benytter informasjonskapsler og lignende teknologier for å:

• sikre teknisk funksjonalitet
• analysere bruk av nettsiden
• forbedre brukeropplevelsen
• måle effekten av markedsføring

Der loven krever det, innhenter vi samtykke før slike informasjonskapsler aktiveres.

Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket gjennom våre cookie-innstillinger.

Du har rett til:

• innsyn i egne personopplysninger
• retting av uriktige opplysninger
• sletting av opplysninger
• begrensning av behandling
• dataportabilitet
• å protestere mot behandling
• å trekke tilbake samtykke

Dersom du ønsker å benytte dine rettigheter, kan du kontakte oss på post@datatjenesten.no.

Datatjenesten kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov. Den til enhver tid gjeldende versjonen vil være tilgjengelig på våre nettsider.